优化管理流程 提高工作效率

□集团总部　禤祖惠

发布时间：2008年8月24日

　　科学的管理流程可使企业管理规范、严密，减少工作错误，提高工作效率；相反，复杂而务虚的管理流程则束缚手脚，浪费时间，降低工作效率。华劲走到今天，制订了许许多多的管理制度，这些制度对规范企业管理，促进企业发展起到了关键作用。然而随着时间推移，环境条件的变化，原来规定的一些管理环节已不适应现在的管理需要。
　　在公司的采购工作中，文字工作多，采购工作时间少，致使许多物资不能按时采购回来是普遍存在的现象。一采购员向董事长反映后，董事长意识到这个问题的严重性，于是专门成立了一个工作小组负责对采购工作流程进行优化。通过深入调查了解，确实发现了许多问题，一些是由于思想僵化，长期执行的无用工作流程，如对特急采购的物资，物资已购回，再写价格请示报批，这就显得十分多余；一些是在审核审批环节，明显是可以缺省的却没有人提出优化，如采购员现金采购需要借款，每进行一次现金采购基本上都要办理一次借款手续，其实这些借款手续完全可以免除，如实行采购备用金制，每个采购员允许有一定的采购备用金（现金），本次使用备用金采购后，报账所得的现金再充作备用金即可；一些是没有用更先进的管理工具代替原始的工作，如对未按时购进物资的反馈，采购员要逐个写反馈书反馈到需求部门，没有考虑使用K3供应系统实现网上反馈。对供应流程审核发现的问题，也反映出其他的管理领域同样存在过时、妨碍工作的流程。
　　优化管理流程，提高工作效率，已成为迫切需要我们解决的问题，这是事物发展的必然结果，是企业进步的体现。对此，集团总部已作出工作要求，明确把管理流程的优化作为部门的责任，并制订考核制度。同时，为了鼓励员工发现管理上的不足，积极提出优化流程的建议，还制订了对建议人实施奖励的激励方案。
　　做好优化管理流程工作，我们必须解放思想、在方法上追求创新，加以改进。
　　第一，不要对一贯的做法习以为常。作为管理人员，如果长期被动地执行管理规定，对现行的管理规定没有任何不同的看法，那他就不是一名管理人员，仅仅是操作者。作为管理人员一方面要执行公司的管理制度，检查下属对管理规定的执行情况，发现违规现象批评指正，另一方面更需要解放思想、与时俱进，不断思考，发现流程的不足，提出优化的措施。某车间审核人员对一份转抄通知没有审核出问题，导致生产出错误规格的纸张，相关管理人员也因此受到了处理。董事长在审批这份处理决定时指出，对相关人员作失职处理不是问题的关键，关键是生产车间拟发这份转抄通知主次不分，写了许多不必要的东西，以致审核人较难发现问题。而这份通知每次都使用同样的格式，每次都经过车间主任、工艺工程师、工艺部经理、生产副总核签，却没有一个人提出要改变，这才是问题的关键！在我们的身边确有许多看似正常的现象、行为，如果我们稍加思考，就不难发现这里面还有需要改进、优化的地方。
　　第二，衡量管理成本，抓大放小。如对采购员市内交通费的报销管理，原要求采购员每次出差须做好出差记录，出差发生的市内交通费用每周报销一次，报销时贴好每张车票，注明每次线路，再传给部门主管审核，财务会计审核、总经理审批。从常规角度考虑，这个流程应该是没有什么问题，但是现实上，采购员几乎每天都需要到市内采购物资，每月报销的交通费用都差不多，而采购员每周都有一次烦恼的事，就是整理一堆车票报销。为了减轻采购员的工作，经讨论，认为可以实行交通费包干的办法，固定每月市内交通费随工资发放，这样虽然增加了一些税费，但却减少了管理成本。
　　第三，考虑使用先进的管理工具。现在已是信息时代，对处于信息时代的企业，没有应用信息管理手段管理企业，要走向成功，不断壮大发展，几乎是不可能的。董事长在信息管理方面已做出了很好的楷模作用，经常引导大家要善于应用计算机软件管理我们的工作，并经常亲自与管理人员讨论、设计软件功能需求，开发相应的管理软件。作为一名合格的管理人员，我们必须善于提高自己的管理效率与管理水平，对原始落后的记录、统计工作首先要考虑应用计算机为我们服务，对人为控制的管理环节要多考虑应用计算机软件提高把控能力。
　　第四，减少多余的审核、审批环节。对各种请示、报告、方案、规定等上行资料的审核审批工作，应该慎重设计其流程。缺乏必要的审核审批流程，管理工作会失去可控性，但过多过长的审核审批流程也会抑制工作效率。作为经常核签、批阅文件资料的部门主管、总经理，在审核、批阅文件资料时应多考虑自己对这类文件资料的审核审批起到什么作用？是在走形式吗？可否加强其他办法的控制而减少审核审批环节？在集团对赣州纸业的工作检查中就发现有这样一个案例：工程部的大小项目都要企管科员参与定价、验收，同时都需报总经理审批（后来改成300元以上的项目需报总经理审批）。其实这个流程大可以简化，企管部采用抽查的办法则可监督工程部对项目的定价、验收是否符合要求、是否有作弊违规现象；对较小的工程（如1000元以下的工程）可以由工程部主管审批即可，而对工程部主管的审批把关工作是否到位可以用抽查的办法进行核实、鉴定。
　　优化管理流程可以提高工作效率，这个道理每个人都容易理解，关键如何付之于行动，这需要我们每一位管理人员有高度的工作责任心，解放思想，与时俱进。相信每一位管理人员都能在优化管理流程过程中找到成功的快乐。

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